L'adoption de la digitalisation dans le monde des affaires n'est plus un phénomène nouveau, elle est en effet devenue une réalité omniprésente depuis quelques années. La transition vers cette politique innovante de préservation des données offre une multitude d'avantages, notamment en matière de stockage et de facilitation des communications.
Cependant, cette transformation numérique des processus n'est pas dépourvue de règles, qui se font graduellement respecter au sein des environnements professionnels. La prochaine mesure à envisager serait de rendre la facturation électronique obligatoire pour toutes les entreprises. Cette gestion automatisée promet d'optimiser la productivité des services tout en diminuant de manière significative les frais administratifs.
Une interrogation demeure toutefois : quand sera-t-il obligatoire de dématérialiser tous les documents ? Voici une exploration plus approfondie de cette question.
La facturation numérique s'est graduellement affirmée dans le domaine professionnel, pour diverses raisons facilement explicables. L'exigence de factures numériques permet aux sociétés françaises de diminuer drastiquement les dépenses associées à l'envoi de factures à leurs clients. Le processus de traitement et d'archivage se trouve ainsi allégé d'environ 30%. De même, la majorité des recherches indiquent que la numérisation permet de réaliser des économies de l'ordre de 50 à 75% par rapport à une gestion traditionnelle sur papier.
La digitalisation propose également un environnement plus sécurisé pour l'envoi simple de factures, comparativement à l'envoi postal traditionnel. Il est également important de souligner la rapidité de paiement et d'encaissement offerte par ce système.
Depuis de nombreuses années, la facturation numérique ou e-facture est régie par une législation spécifique, bien avant l'émergence de l'internet commercial. Dès 1991, en France, nous pouvons noter les débuts d'un cadre réglementaire autour de la digitalisation des documents, supervisé par la Direction générale des impôts. Mais c'est principalement au début des années 2000 que la situation évolue rapidement, avec les débuts de la transition numérique. De ce fait, le document électronique acquiert progressivement la même validité que son homologue en papier, grâce à l'article 1316-1 du Code civil. Au niveau européen également, à partir de 2001, la directive 2001/115 CE donne aux entreprises la possibilité de substituer la facture numérique à la facture papier, comme document "probatoire".
L'importance cruciale et nécessaire de cette transformation se matérialise au fil du temps. Par conséquent, depuis le 1er janvier 2020, les entreprises sont tenues de transmettre leurs factures au secteur public en format numérique (voir l'article 153 de la loi de finances, qui définit les échanges entre les entités assujetties à la TVA en France). Un cadre légal a été instauré par l'ordonnance du 15 septembre 2021, qui généralise la facturation électronique pour ces types de transactions. Quant au reste, le gouvernement envisage de répartir la mise en œuvre de l'obligation de facturation électronique sur plusieurs années. En fonction de la taille des entreprises, la nouvelle réglementation sera donc appliquée entre le 1er juillet 2024 et le 1er janvier 2026.
D'ici 2026, la facturation des entreprises sera entièrement numérisée. Le gouvernement a donc pour mission d'orchestrer cette transformation harmonieuse à partir du 1er juillet 2024 pour tout ce qui concerne les transactions entre entreprises, jusqu'à une mise en œuvre totale. Si vous êtes une entreprise de taille intermédiaire (ETI), cette obligation vous sera imposée à partir du 1er janvier 2025. Si votre organisation est une PME ou si vous êtes un entrepreneur indépendant ou titulaire d'une micro-entreprise, l'exigence commencera le 1er janvier 2026. Initialement, la numérisation obligatoire était prévue pour démarrer en 2023 et se terminer en 2025. Cela s'appliquera aussi bien à la facturation numérique des clients qu'à celle des fournisseurs.
Concrètement, cette exigence de facturation numérique vise, selon le gouvernement, à simplifier le quotidien des entreprises et à renforcer leur compétitivité, grâce à plusieurs atouts, notamment la réduction significative des charges administratives et la réduction des délais de paiement. Les autorités espèrent ainsi générer un gain économique estimé à 4,5 milliards d'euros.
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À compter du 1er juillet 2024, la transition vers la facture électronique devient une obligation légale. Ainsi, toutes les entreprises seront tenues de pouvoir recevoir des factures sous ce format. L'intégration du numérique dans le processus de facturation se déploiera graduellement. Initialement, les grandes entreprises seront les premières concernées, avant que l'obligation ne soit étendue à tous d'ici 2026 en France : pour les ETI, le passage sera effectif au 1er janvier 2025, et pour les petites entreprises, le 1er janvier 2026. Ce passage à la dématérialisation des factures introduit de nouvelles réglementations. Nous assistons ainsi à l'émergence d'un modèle tripartite, où l'État intervient entre le client et le fournisseur. C'est un moyen pour l'État de surveiller les déclarations de TVA. De cette façon, il peut observer en direct les transactions entre entreprises et ainsi percevoir cette TVA, tout en diminuant les possibilités de fraude qui entraînent des pertes financières substantielles.
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