Inscription obligatoire dès 2024 au Portail Public de Facturation.

Dès le 1er janvier 2024, les sociétés devront s'enregistrer sur le Portail Public de Facturation (PPF) afin de mener des transactions commerciales avec le secteur public. C'est une initiative récente conçue pour moderniser les processus commerciaux et financiers du secteur public tout en diminuant les dépenses administratives associées à ces opérations. Ce texte explore plus profondément cette contrainte et explicite les conséquences qu'elle aura sur les entreprises touchées.

Cet article explore plus profondément cette contrainte et explicite les conséquences qu'elle aura sur les entreprises touchées.

Qu’est-ce que le Portail Public de Facturation (PPF) ?

Le PPF (Portail Public de Facturation) est une plateforme accessible au grand public, qui permet aux fournisseurs et prestataires de services de mener des transactions commerciales de manière transparente et efficace avec le secteur public. Son objectif principal est de simplifier les processus financiers et d'alléger la charge administrative qui en découle. Le PPF offre une solution centralisée où les entreprises peuvent facilement envoyer, recevoir et suivre leurs demandes et factures, ainsi que gérer les paiements liés aux services fournis pour le compte du gouvernement français.

Prévu pour être lancé en juin 2024, le portail public de facturation est en cours de développement par une équipe d'experts et d'acteurs clés, notamment le FNFE-MPE. Leur travail acharné vise à mettre en place les dernières fonctionnalités nécessaires pour assurer le bon fonctionnement du système. Des informations plus détaillées seront communiquées ultérieurement pour permettre une meilleure compréhension et utilisation de cette plateforme.

Pourquoi s’inscrire au PPF ?

Conformément à la loi n° 2019-1479 relative à l'économie circulaire, qui est entrée en vigueur le 1er janvier 2020, l'utilisation de factures électroniques deviendra obligatoire pour toutes les relations entre les organismes publics et leurs fournisseurs à partir du 1er janvier 2024. Dans le but de renforcer la sécurité des documents transmis électroniquement, ces factures devront être signées à l'aide d'une signature serveur qualifiée, conforme aux normes européennes ETSI EN 319 412-2 ou aux normes nationales françaises Afnor XP P12-203-2.

En conséquence, l'inscription au PPF (Portail Public de Facturation) sera obligatoire afin de garantir que tous les fournisseurs et prestataires puissent soumettre leurs factures électroniques en temps voulu et bénéficier d'un paiement rapide. La mise en place de la facturation électronique obligatoire entraînera des modifications et des améliorations des processus commerciaux entre les entreprises B2B. En outre, la loi exige que toutes les entreprises remplacent la majorité de leurs contrats papier par des documents numérisés via le portail, dans le but de réduire l'utilisation du papier, d'éliminer la bureaucratie administrative liée à l'envoi de pièces justificatives par courrier postal, et en fin de compte, d'optimiser les flux financiers entre l'État et ses fournisseurs.

Se préparer à l’obligation de facturation électronique ?

Il est crucial pour toute entreprise ayant un accord avec le gouvernement français d'initier sans délai son intégration au Portail Public de Facturation (PPF) avant l'échéance du 1er janvier 2024. Les procédures préliminaires incluent l'assurance d'avoir les compétences requises pour une adhésion autorisée, puis la sélection d'un fournisseur agréé par le gouvernement, appelé Gateway Access Point (GAP), qui confirmera techniquement l'accès à ce réseau centralisé. Suite à cela, il est nécessaire de prendre contact avec le gestionnaire technique pour obtenir un identifiant d'Utilisateur Unique (UUI), qui servira de moyen unique d'authentification personnelle ou partageable via ce portail spécialisé en ligne.

Avec l'obligation de la facturation électronique à partir de 2024, il devient primordial pour les sociétés de se mobiliser en investissant dans des solutions logicielles et des systèmes informatiques adaptés et en assurant la formation de leurs employés aux critères définis par le PPF. En anticipant ces changements, les entreprises peuvent non seulement sécuriser leurs activités commerciales, mais aussi tirer parti des bénéfices liés à la facturation électronique.

Quels avantages pour les entreprises ?

Il est possible que certains micro-entrepreneurs anticipent des défis supplémentaires associés à la gestion administrative imposée par cette nouvelle réglementation en relation avec le gouvernement français. Cependant, de nombreux prestataires sont déjà prêts à soutenir les entreprises dans leur transition vers la facturation électronique, offrant des solutions telles que des logiciels de dématérialisation de factures et des systèmes de gestion documentaire numérique. Il est important de souligner plusieurs avantages majeurs liés à ce changement...

Une meilleure gestion des flux financiers et des transactions, ce qui offre aux entreprises la possibilité de surveiller leurs opérations d'envergure en temps réel, une traçabilité accrue et une uniformité des données, grâce à une connexion fiable entre l'acheteur et le vendeur, un gain de temps significatif dans l'émission et la réception des factures, entraînant une réduction des erreurs et un processus plus aisé à administrer, la possibilité d'implémenter des contrôles automatiques renforcés sur les transactions commerciales ou encore, la réduction de l'utilisation du papier au sein de l'entreprise.

Quelle différence entre un Opérateur de dématérialisation (OD), une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) et le Portail Public de Facturation (PPF) ?

Un Opérateur de dématérialisation (OD) est une entité qui gère le traitement et l'acheminement des factures électroniques. Ces plateformes sont sous la supervision de l'ART-FI, l'organisme français de régulation des télécommunications, qui veille à ce que les documents numérisés soient transmis en accord avec les normes et les standards actuels.

Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) représente le vecteur par lequel un fournisseur peut transmettre des documents dématérialisés au portail public de facturation pour qu'ils soient gérés en adéquation avec les lois et régulations existantes. Chaque PDP doit obtenir une certification de l'ART-FI pour être en mesure de fournir ces services à ses clients.

Le Portail Public de Facturation (PPF) est une interface centrale qui connecte le secteur public à ses fournisseurs ou services agréés, permettant ainsi un échange transparent et fiable des transactions commerciales. Les PDP jouent donc un rôle intermédiaire crucial en reliant les OD au PPF et en garantissant le respect de toutes les obligations légales tout au long du processus.

Les entreprises souhaitant se conformer à l'obligation de facturation électronique doivent opter pour l'une de ces solutions pour se conformer à la nouvelle législation. Il est à noter que l'inscription au Portail Public de Facturation deviendra obligatoire pour toutes les entreprises à partir de 2024.

Quels seront les formats de factures électroniques acceptés en 2024 par le Portail Public de Facturation (PPF) ?

Il est fort probable que les formats XML SEPA Creditor Reference (SCR), UBL 2.1 et 2.2, ainsi que Factur-X continueront d'être reconnus par la Plateforme Publique Fournisseurs (PPF) en 2024, bien que des ajustements pourraient être requis en fonction des évolutions technologiques précédentes. Voici une description des formats de factures électroniques acceptés :

XML SEPA Creditor Reference (SCR) : Il s'agit d'un format de données standardisé basé sur le XML, qui permet aux entreprises récevant des transferts financiers de vérifier rapidement la précision de ces derniers.

UBL 2.1 et 2.2 : UBL, pour "Universal Business Language", concerne des technologies logicielles XML dédiées aux systèmes d'information commerciaux. UBL 2.1 et 2.2 sont les principales spécifications XML publiées par OASIS, conçues pour favoriser l'interopérabilité informatique en matière d'utilisation efficace des documents électroniques sur Internet.

Factur-X : Factur-X est une norme de facturation électronique européenne basée sur le standard UBL 2.1, élaborée par la Fondation ZUGFeRD/Factur-X eV avec le soutien des autorités fiscales européennes. Elle concerne aussi bien les pays membres de l'UE que la Suisse et le Liechtenstein, permettant ainsi aux fournisseurs d'envoyer des factures conformes à tous ces pays via une seule application.

Les entreprises seront dans l'obligation de prévoir la création d'un compte Portail Public de Facturation (PPF) en anticipation de la loi sur la facture électronique obligatoire en 2024, cela leur permettra non seulement de sécuriser leurs opérations commerciales, mais aussi de bénéficier des avantages de la facturation électronique. Les entreprises qui ne s'inscriront pas seront redevables devant la loi et s'exposeront à des sanctions.