Facturation électronique obligatoire ? Quelles entreprises concernées ?

Au cours des dernières années, nous avons assisté à une augmentation de l'usage de la facturation numérique. Les pays européens et d'autres ont instauré des réformes obligatoires sur la facturation électronique dans le but d'accélérer les processus de paiement, de minimiser les dépenses et d'optimiser la conformité des entreprises. Toutefois, ces changements législatifs peuvent créer des incertitudes pour les entreprises concernant l'impact de ces réformes sur leurs processus financiers.

Dans ce post de blog, nous clarifions la raison d'être des règles sur l'obligation de la facturation électronique et surtout quelles entreprises sont concernées par cette obligation. De plus, nous analyserons les étapes que les organisations peuvent adopter pour se préparer aux futures exigences, ainsi que les solutions disponibles pour faciliter le processus de numérisation.

L’obligation de facturation électronique dès 2024...

L’évolution des règles applicables, clarifiées par les lignes directrices et la recommandation de la CNIL, marque un tournant et un progrès pour les internautes, qui pourront désormais exercer un meilleur contrôle sur les traceurs en ligne.

Désormais, l’ensemble des usages liés aux traceurs doit être présenté à l'utilisateur au moment où celui-ci doit faire son choix. Pour des raisons de clarté et de concision, une première description peut être limitée à une brève présentation des objectifs poursuivis par les cookies (premier niveau d’information) suivie par une description plus détaillée (second niveau d’information).

Refuser les traceurs doit être aussi simple que les accepter et l'internaute doit pouvoir consentir au dépôt de traceurs par un acte positif clair, comme le fait de cliquer sur « J’accepte » dans une bannière cookie. Son silence, qui peut passer par la simple poursuite de la navigation, doit dorénavant s’interpréter comme un refus : aucun traceur non essentiel au fonctionnement du service ne pourra alors être déposé sur son appareil.

La CNIL a également estimé que l’intégration d’un bouton permettant de « Tout refuser » sur le même niveau et sur le même format que le bouton permettant de « Tout accepter » permet d’offrir un choix clair et simple pour l’internaute. Il est aussi possible, par exemple, d’offrir explicitement à l’internaute la possibilité de refuser les traceurs en fermant le bandeau cookies. En revanche, la seule présence d’un bouton permettant de choisir « de Paramétrer » en complément du bouton permettant de « Tout accepter » tend, en pratique, à dissuader le refus et ne permet donc pas de se mettre en conformité avec les exigences posées par le RGPD.

Quels types d’entreprises concernées par l’obligation de l'usage de la facturation électronique ?

La notion de facturation numérique a pour objectif la substitution des factures traditionnelles en format papier par des transactions numériques. Elle est perçue comme un procédé plus prompt, plus sûr et plus respectueux de l'environnement. Les autorités y perçoivent également de multiples bénéfices, notamment la possibilité d'une lutte accrue contre l'évasion fiscale, une meilleure régulation du marché et une solution aux défis liés à l'accumulation de données.

Sur le territoire français, la réglementation imposant la facturation numérique sera effective en 2024 pour toutes les entités commerciales. Cette mesure s'aligne avec une tendance globale observée dans de nombreux pays et qui est prévue pour s'amplifier dans les prochaines années. Les entreprises concernées par la nécessité d'émettre des factures numériques seront donc :

- Les grandes entreprises à compter du 1er juillet 2024,
- Les entreprises de taille intermédiaire (ETI) à partir du 1er janvier 2025,
- Les petites et moyennes entreprises (PME) ainsi que les microentreprises à compter du 1er janvier 2026.

Il est à noter que toutes ces entreprises devront s'inscrire sur le Portail Public de Facturation (anciennement Chorus) en 2024. En outre, à partir du 1er juillet 2024, l'obligation de réception des factures électroniques s'appliquera à toutes les entreprises lorsque leur fournisseur est tenu d'émettre des factures électroniques.

Pour satisfaire à ces nouvelles normes, les entreprises sont appelées à déployer une infrastructure technique appropriée. Un grand nombre d'entre elles ont déjà initié le passage à la facturation numérique et ont élaboré des procédures internes pour orchestrer cette transition. Elles doivent anticiper en identifiant les intervenants concernés dans la chaîne d'approvisionnement, en développant des systèmes de gestion des données adéquats et en formant leur personnel à ces nouvelles méthodes.

Il existe par ailleurs de multiples outils techniques facilitant l'instauration de la facturation numérique pour les entreprises. Ces outils sont capables de transformer les factures papier en factures numériques en utilisant des normes standardisées de formatage des documents, comme Factur-X, XML ou EDI. Le coût de mise en place de ces outils varie considérablement en fonction des besoins et des ressources disponibles. Au-delà de ces solutions techniques, certaines entreprises peuvent aussi faire appel à des fournisseurs de services externes pour gérer leur transition vers la facturation numérique. Ces fournisseurs peuvent être des intermédiaires spécialisés dans la gestion du processus de facturation numérique (PDP), qui fournissent des services de liaison entre les entreprises émettrices et réceptrices, ou des opérateurs de facturation (OD) qui supervisent l'ensemble du processus de facturation au nom de l'entreprise.

De plus, l'obligation de facturation numérique n'affecte pas uniquement les entreprises. Elle a une incidence directe sur toute l'économie, en particulier sur les relations d'affaires entre entreprises. Les grandes entreprises ont été les premières à se conformer à la réglementation, mais les petites entreprises sont également touchées. Par conséquent, la coopération entre les services publics, les administrations et les entreprises est cruciale pour garantir une transition harmonieuse vers la facturation digitale.

Le passage à la facturation numérique exige une adaptation tant au niveau des infrastructures technologiques qu'au niveau des compétences humaines. Le succès de cette mutation repose également sur une compréhension claire des enjeux et une adhésion collective à ce changement de paradigme.

L'effort nécessaire pour cette transition ne doit pas être sous-estimé. Les petites entreprises, par exemple, peuvent être confrontées à des défis significatifs en termes de ressources et de compétences techniques. Par conséquent, un soutien adéquat doit être mis en place pour faciliter leur adaptation.

Pour finir, il est important de noter que l'implication de toutes les parties prenantes est essentielle pour que la facturation numérique puisse atteindre son plein potentiel. Cela nécessite un travail de sensibilisation, de formation et de soutien, ainsi qu'un cadre législatif et réglementaire adapté. Le passage à la facturation numérique n'est pas seulement une question de technologie, mais aussi une question de changement culturel et organisationnel.

Quelles sanctions encourues en cas de non-conformité à la facture électronique ?

Les règles récentes concernant la facturation et le partage des données liées aux transactions et aux paiements sont accompagnées de sanctions significatives en cas de violation. Un débiteur peut encourir une amende maximale de 15 000 euros par an pour chaque non-conformité en lien avec la délivrance d'une facture électronique, et une pénalité de 250 euros par envoi, sans dépasser 15 000 euros annuellement, pour chaque non-respect des règles relatives au partage des données de transactions et de paiements.

Quant aux opérateurs, ils pourraient être punis par une amende de 15 euros par facture, jusqu'à un total de 45 000 euros par an, pour chaque manquement à la règle de transmission. Par ailleurs, une pénalité de 750 euros par transaction, avec un maximum de 45 000 euros annuellement, est prévue pour chaque non-respect de la règle d'émission de facture. Néanmoins, l'opérateur peut être exempté de ces sanctions s'il s'agit de sa première violation durant l'année en cours ou les trois années précédentes, et si la situation est corrigée spontanément ou dans un délai de 30 jours suivant la première requête de l'administration.

Comment la gestion électronique des documents aident les entreprises à se conformer à l’obligation de facturation électronique ?

La gestion électronique des documents (GED) peut aider les entreprises à se conformer à l'obligation de facturation électronique de plusieurs façons :

Automatisation des processus : Les systèmes de GED permettent d'automatiser le processus de création, d'envoi et de réception des factures électroniques. Cette automatisation réduit le risque d'erreurs humaines, comme l'oubli d'envoyer une facture ou l'envoi de factures en double.

Conformité réglementaire : Les systèmes de GED peuvent aider à garantir que les factures électroniques sont conformes aux exigences légales et réglementaires. Par exemple, ils peuvent s'assurer que toutes les factures contiennent les informations nécessaires et sont formatées correctement.

Traçabilité et auditabilité : Les systèmes de GED fournissent une piste d'audit complète pour chaque facture. Cela permet de prouver que chaque facture a été envoyée et reçue, et facilite la conformité avec les exigences d'audit.

Sécurité des données : Les systèmes de GED utilisent souvent des techniques de chiffrement et d'autres mesures de sécurité pour protéger les factures électroniques contre les menaces potentielles. Cela aide à assurer la confidentialité et l'intégrité des données.

Archivage : Les systèmes de GED permettent un stockage sécurisé et structuré des factures électroniques, facilitant ainsi leur recherche et leur récupération en cas de besoin. Les réglementations exigent souvent que les factures soient conservées pendant une certaine période, et un système de GED peut faciliter cette conformité.

Réduction du papier : En passant à la facturation électronique, les entreprises peuvent réduire leur utilisation de papier, ce qui est à la fois économique et écologique.

En somme, la GED peut considérablement faciliter la transition vers la facturation électronique et aider les entreprises à respecter leurs obligations légales et réglementaires.