Facturation Électronique : quels impacts pour les TPE-PME ?

Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises interagissant avec le secteur public au sein de l'Union Européenne sont contraintes d'utiliser la facturation électronique. Cette règle est appliquée sans distinction de la taille de l'entreprise, avec l'envoi des factures via la plateforme de services Chorus Pro pour la France. En plus, cette obligation s'élargit aux entreprises du secteur privé, comme stipulé par la loi de finances 2020. A partir du 1er juillet 2024, l'exigence de pouvoir recevoir des factures électroniques sera imposée.

Explorez l'univers de la facturation électronique, une obligation juridique devenue la norme depuis le 1er janvier 2020 pour toutes les entreprises collaborant avec le secteur public dans l'Union Européenne. Cette nouvelle règle, qui s'applique sans égard à la taille de l'entreprise, a été mise en œuvre avec l'aide de Chorus Pro en France. Découvrez comment cette obligation s'étend désormais au secteur privé, comme prévu par la loi de finances 2020. Préparez-vous également à une nouvelle obligation à partir du 1er juillet 2024 : la capacité à recevoir des factures électroniques sera désormais un impératif. Lisez la suite pour vous adapter au mieux à cette révolution numérique et vous préparer aux futures exigences de facturation.

Pour qu'une facture soit définie comme électronique, elle doit être conçue, envoyée et reçue sous une forme numérique, conformément à l'un des trois formats approuvés :

Le format structuré, qui nécessite l'adhésion à des normes convenues par les parties impliquées dans le processus d'échange de données informatisé (EDI*).
Le format non structuré, qui est calqué sur le format des factures papier, généralement transmises sous forme de PDF ou potentiellement d'image. Ces factures en format non structuré sont généralement attachées à des emails, envoyées via messagerie électronique, ou disponibles sur une page web.
Le format hybride, qui combine un fichier PDF avec un document attaché contenant des données clés en format structuré.
La norme EN 16931 détermine les données clés qui doivent être incluses dans chaque facture en format structuré B2G (Business-to-Government) à travers l'Union européenne depuis 2017. Les factures électroniques B2B (Business-to-Business) sont encouragées à adopter ce format de référence, que ce soit en format hybride ou structuré.

Par ailleurs, la numérisation des factures papier offre l'avantage d'un traitement dématérialisé. Toutefois, ces factures ne sont pas classées comme électroniques car ce n'était pas leur format original lors de leur émission. Malgré tout, les factures numérisées peuvent être utilisées comme preuves pour l'administration fiscale, à condition que ces copies soient durables et fidèles aux factures originales.

* L'EDI, ou Échange de Données Informatisé, est une technologie qui permet la communication et le transfert de données standardisées entre deux systèmes informatiques de différentes organisations. L'EDI facilite une communication plus rapide, plus précise et plus efficace entre les entreprises, en remplaçant les processus traditionnels basés sur le papier.
Dans un contexte de commerce, par exemple, l'EDI peut être utilisé pour transmettre des documents tels que des bons de commande, des factures, des avis d'expédition et autres transactions commerciales. L'EDI élimine la nécessité de saisir manuellement les données, réduisant ainsi les erreurs de saisie, accélérant les processus commerciaux et améliorant la précision des informations.
Il existe de nombreux formats d'EDI, mais tous se conforment à des normes spécifiques afin de garantir une compatibilité universelle entre les systèmes informatiques. L'implémentation de l'EDI peut nécessiter des investissements significatifs en termes de matériel, de logiciel et de formation, mais ces coûts sont souvent compensés par les économies et les gains d'efficacité obtenus.

** La norme EN 16931 est une norme européenne qui établit les critères pour la facturation électronique en ce qui concerne les transactions B2G (Business-to-Government), c'est-à-dire les transactions entre les entreprises et les organismes gouvernementaux. Elle a été mise en place en 2017 dans le cadre de la Directive 2014/55/EU de l'Union Européenne.
Cette norme définit la structure et le contenu minimum d'une facture électronique pour garantir qu'elle est reconnue et acceptée à travers tous les États membres de l'Union Européenne. En outre, elle assure une compatibilité entre les systèmes informatiques de différentes organisations et facilite ainsi l'interoperabilité.
En pratique, cela signifie qu'une entreprise peut envoyer une facture électronique à un organisme gouvernemental dans un pays de l'UE, et ce document sera conforme aux exigences de ce pays, même si l'entreprise est basée dans un autre État membre.
La norme EN 16931 contribue donc à faciliter le commerce et la coopération au sein de l'Union Européenne, en rendant le processus de facturation plus uniforme, plus transparent et plus efficace.

La facturation électronique, aussi appelée e-facturation, apporte une multitude d'avantages aux petites et moyennes entreprises (PME) et très petites entreprises (TPE). Voici les principaux :

Réduction des coûts : L'e-facturation permet d'économiser sur les coûts d'impression, d'envoi postal et de stockage des factures papier.
Efficacité accrue : Le processus de facturation est généralement plus rapide avec l'e-facturation, ce qui permet un encaissement plus rapide des paiements et améliore la trésorerie.
Traçabilité : Chaque facture électronique peut être suivie en temps réel, offrant une meilleure visibilité sur le statut des paiements et facilitant l'établissement d'une piste d'audit fiable.
Respect des obligations réglementaires : L'e-facturation assure la conformité aux réglementations fiscales et prépare les entreprises à l'obligation de facturation électronique qui entrera en vigueur à partir de 2024.
Eco-responsabilité : En limitant l'utilisation du papier, l'e-facturation est une option plus écologique et s'inscrit dans une démarche de développement durable.
Sécurité : Les factures électroniques sont généralement plus sécurisées que les factures papier, réduisant le risque de perte ou de fraude.
Gain de temps : L'e-facturation libère du temps qui peut être consacré à d'autres activités essentielles de l'entreprise.
Accès et récupération facilités : Les factures électroniques peuvent être facilement stockées et récupérées numériquement, ce qui facilite l'accès et la recherche d'informations.

La facture est un document essentiel pour la déduction et la collecte de la TVA, il est donc crucial pour le client et le fournisseur de respecter les obligations de conformité dictées par l'administration fiscale. Avec l'obligation de la facture électronique à partir de 2024, il serait dans l'intérêt des TPE et PME de commencer la transition dès maintenant.

Toutes les factures électroniques sont similaires en substance. Cependant, leur présentation et les informations supplémentaires qu'elles comportent peuvent varier. Les fichiers non structurés ont l'avantage d'être facilement émis, mais leur traitement du côté des clients nécessite une extraction préliminaire des données. De plus, ils peuvent être rejetés par les filtres anti-spam ou envoyés à des destinataires incorrects en l'absence d'un service de messagerie sécurisé. Par conséquent, ce type de facture électronique est généralement déconseillé.

Les factures électroniques en format structuré ou hybride sont plus recommandées malgré le fait qu'elles soient plus exigeantes. Leur mise en place nécessite des préparations détaillées, y compris des ajustements et des tests pour garantir leur adéquation avec les spécificités de la relation client-fournisseur. Cela implique également des investissements en informatique, qui sont cependant rapidement amortis grâce à la quantité de données échangées entre les parties.

La norme EN 16931 a précisément été conçue pour mutualiser les coûts informatiques. Elle est fortement recommandée pour la création de factures en format structuré se limitant aux données essentielles. Pour les factures hybrides, le format Factur-X est la référence en termes de présentation et de contenu. Incorporant certains aspects de la norme EN 16931, Factur-X est une alternative de choix aux factures au format JPEG, PDF ou papier généralement émises par les TPE et PME.

Chaque facture électronique destinée au secteur public doit être envoyée via Chorus Pro*, une plateforme gratuite fournie par le gouvernement. Cette plateforme permet de suivre le progrès du traitement des fichiers et de recevoir une date certifiée de dépôt de la facture électronique. Un système semblable sera instauré, soit par la création d'un site officiel de facturation électronique, soit par l'utilisation d'une plateforme de facturation B2B gérée par l'État.

Conformément à la loi de finances 2020, les entreprises privées peuvent aussi recourir au portail Chorus Pro pour l'émission de toutes les factures électroniques obligatoires. Cependant, elles ont également la possibilité d'utiliser d'autres plateformes de dématérialisation partenaires. Ces dernières doivent se soumettre à des audits réguliers et fournir une preuve d'enregistrement auprès de l'administration. Les fournisseurs doivent aussi se conformer aux évolutions réglementaires, sachant que les plateformes sont généralement interopérables et que la sécurité des échanges est une priorité.

Il est également prévu que les fournisseurs puissent envoyer les factures électroniques à leurs clients via le service de messagerie Request-to-Pay (RTP). Ce service permet d'envoyer des factures en même temps que des demandes de paiement et de suivre le processus jusqu'à ce que le paiement soit effectué.

* Chorus Pro est une plateforme gratuite mise à disposition par l'Agence pour l'Informatique Financière de l'État (AIFE) du gouvernement français. Elle est utilisée pour la facturation électronique entre les entreprises et les entités du secteur public en France.

Lancée en 2017, Chorus Pro a pour objectif de faciliter les échanges de factures entre les fournisseurs et leurs clients dans le secteur public (État, collectivités locales, établissements publics, hôpitaux, etc.). Elle permet aux entreprises d'envoyer des factures électroniques directement à ces entités, et à ces dernières de les recevoir, de les traiter et d'organiser leur paiement.

Chorus Pro offre plusieurs avantages pour les utilisateurs, parmi lesquels :

La simplification des processus de facturation : Grâce à l'envoi et à la gestion électroniques des factures, les entreprises peuvent réduire les erreurs et les délais de traitement.
La traçabilité des factures : Les entreprises peuvent suivre en temps réel l'état de traitement de leurs factures.
La conformité réglementaire : La plateforme aide les entreprises à respecter leurs obligations légales en matière de facturation électronique.
L'économie de coûts : En réduisant les coûts liés à l'impression et à l'envoi des factures papier, Chorus Pro peut aider les entreprises à réaliser des économies.
La plateforme Chorus Pro est devenue obligatoire le 1er janvier 2020 pour toutes les entreprises fournissant des services ou des biens aux entités du secteur public en France.