Facturation électronique...Ce qu'il faut retenir !

Dès le premier jour de juillet 2024, toutes les entreprises basées en France seront tenues d'accepter des factures sous forme électronique. Cette réforme vise principalement à contrer la fraude de manière plus efficace, tout en favorisant et facilitant le virage écologique des entreprises, dans une perspective de responsabilité sociétale des entreprises (RSE). Si vous êtes un entrepreneur ou dirigeant de service, et vous vous demandez comment adopter la facturation électronique et comment l'intégrer dans votre organisation ? Nous allons vous éclairer sur ce sujet dans les prochaines lignes…

La transformation vers une facturation électronique obligatoire se concentre principalement sur deux éléments que sont, La génération, l'envoi et la réception d'une facture dématérialisée, ou e-invoicing : c'est précisément cet aspect de la transformation qui se situe en tête des priorités pour les autorités fiscales. Par conséquent, à partir du 1er juillet 2024, toute entreprise établie en France devra être en mesure de recevoir des factures en format électronique, La transmission d'informations et de données de paiement en mode B2C : cet aspect de la transformation concerne surtout les entreprises soumises à la TVA en France et effectuant des transactions avec des particuliers ou des entreprises non basées sur le territoire national (c'est-à-dire des entités qui n'ont pas d'établissement, de domicile ou de résidence habituelle en France).

La facturation électronique en quelques lignes...

Si le concept de facturation électronique et ses implications pour votre entreprise vous semblent encore flous, sachez que cette procédure est conçue pour faciliter vos opérations. Que ce soit pour simplifier vos tâches administratives ou pour améliorer et optimiser vos relations avec vos partenaires, clients et fournisseurs, la dématérialisation des factures présente de nombreux avantages. Cependant, ne vous inquiétez pas : bien que ce système réglementaire puisse sembler contraignant au premier abord, il tient compte de la "maturité numérique" de votre entreprise. En d'autres termes, un calendrier progressif est prévu pour les plus petites structures qui peuvent rencontrer plus de défis à amorcer leur transformation numérique.

La facturation électronique obligatoire, Quézako ?

La facturation électronique est essentiellement la génération, le partage et le traitement automatisé des factures qui circulent entre les fournisseurs et les clients d'une entreprise. Elle concerne principalement toutes les transactions d'achat et de vente de biens et/ou de services effectuées entre deux entités, qui doivent impérativement être basées en France et soumises à la TVA.

La raison pour laquelle l'administration fiscale se concentre sur la "facture" est simple : la facture est une preuve authentique qui permet la collecte de la TVA par le fournisseur et sa déductibilité pour le client. En transmettant à l'administration fiscale des données au format électronique, chaque entreprise aide à lutter efficacement contre la fraude, en particulier celle relative à la TVA. De plus, la dématérialisation imposée par l'obligation de facturation électronique encourage les professionnels à utiliser les fournitures de bureau de manière plus responsable (papier, encre pour l'impression, etc.).

Comme vous pouvez le voir, la dématérialisation des factures n'est plus une option, mais une obligation qui sera bientôt étendue à toutes les entreprises. Les entreprises qui travaillent régulièrement avec le secteur public sont déjà tenues de transmettre leurs factures sous forme électronique depuis le 1er janvier 2020, quelle que soit leur taille. Pour les autres, la facturation électronique sera mise en œuvre progressivement entre 2024 et 2026, les plus petites structures, comme les micro-entreprises, étant les dernières à s'adapter.

La facturation électronique : Que dit la réglementation ?

Afin de faciliter l'adoption de ce nouveau système de facturation, des itinéraires inédits de distribution des factures vont progressivement se dessiner dans l'écosystème des entrepreneurs. Initialement, ils devront s'habituer à l'usage de nouvelles interfaces numériques privées, des fournisseurs de dématérialisation, ainsi qu'à un système public de gestion de factures électroniques nommé chorus pro. Cette plateforme numérique a vu le passage d'environ 140 millions de factures depuis 2017 ! Si vous et votre société n'entretenez pas de relations professionnelles avec une institution publique (État, collectivités locales, établissements publics), vous n'aurez pas besoin de cette solution. On vous recommandera alors d'opter pour un logiciel de facturation plus traditionnel.

Jetons un œil sur les options qui s'offrent à votre entreprise pour interagir avec l'administration :
Vous pouvez opter pour une plateforme de dématérialisation "affiliée" à l'administration. Ces plateformes ont généralement pour mission de convertir et de vérifier les factures avant de les transmettre aux autorités fiscales françaises. Dans le contexte du e-reporting, ces intermédiaires pourront également transmettre les données de facturation au gouvernement. Ces plateformes ont un champ d'action suffisamment large pour obtenir le statut de tiers de confiance auprès de la DGFiP.

Dans tous les autres cas, vous devrez recourir aux services de la plateforme de facturation publique, basée sur Chorus Pro. Ce service assure déjà la circulation dématérialisée des factures en ce qui concerne le secteur public.

La facturation électronique et la loi ?

La réglementation officielle concernant la facturation électronique a franchi une étape significative en 2021, avec la promulgation de l'Ordonnance n°2021-1190 du 15 septembre* Ce document législatif traite de "l'extension de la facturation électronique dans les échanges entre les sujets à la taxe sur la valeur ajoutée et la transmission des informations de transaction". Cela complète la loi de finances pour 2020, qui avait déjà mis en place cette mesure pour le secteur public. Ainsi, toute entreprise du secteur privé établie en France et soumise à la TVA sera contrainte d'émettre et de recevoir des factures électroniques entre 2024 et 2026.

* L’Ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 relative à la généralisation de la facturation électronique dans les transactions entre assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée et à la transmission des données de transaction a été publiée au Journal Officiel le 16 septembre 20211. Elle prévoit l’extension de l’obligation de facturation électronique aux échanges entre assujettis à la TVA pour lesquels l’assujetti acheteur est une personne morale ou physique assujettie à la TVA et qui dispose d’un numéro d’identification à la TVA1. Cette obligation s’applique aux factures émises à compter du 1er janvier 20232. Le non-respect de l’obligation d’émission d’une facture électronique est sanctionné par une amende de 15 euros par facture avec un plafond de 15 000 euros par année civile12. Le non-respect des obligations de transmission des données complémentaires est sanctionné d’amendes de 250 euros par manquement dans la limite de 15 000 euros3.

Qui est concerné par la dématérialisation des factures ?

L'ambition de cette réforme, via la dématérialisation des factures, est de créer une base minimale de données organisées. De cette façon, les autorités fiscales peuvent traiter les factures plus efficacement qu'elles ne le feraient avec des versions papier ou au format PDF. En ce qui concerne le reste, l'instauration de la facturation électronique obligatoire se fera graduellement en fonction de la taille des entreprises :

Pour les entreprises de grande envergure (avec un effectif d'au moins 5 000 employés), le délai est fixé au 1er juillet 2024.
Pour les entités de taille moyenne (avec un effectif compris entre 250 et 4 999 salariés), le délai est fixé au 1er janvier 2025.
Pour les petites et moyennes entreprises (TPE-PME), le délai est fixé au 1er janvier 2026.

Quels avantages à la facturation électronique pour les PME et TPE ?

Comme responsable d'une petite ou moyenne entreprise (PME) ou d'une très petite entreprise (TPE), vous êtes probablement conscient de l'approche imminente de l'obligation de mettre en place un système de facturation électronique. Cependant, il est important de souligner que cette nouvelle méthode de communication avec l'administration fiscale présente des avantages non seulement pour vous, mais également pour vos partenaires commerciaux. Voici quelques-uns des principaux objectifs de cette réforme :

La mise en place d'une solution de facturation électronique simplifiera les opérations quotidiennes de votre entreprise, vous permettant ainsi de gagner en compétitivité grâce à une réduction de la charge administrative qui pèse sur vous. L'automatisation du processus de traitement des factures vous permettra de vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

En passant de la facturation papier à la facturation entièrement automatisée, vous pourrez réaliser d'importantes économies en termes de consommables. Selon une étude de la Commission européenne, le coût de réception d'une facture pourrait être réduit à seulement 1 euro, contre 30 à 50 euros pour une facture papier. En multipliant cette différence de coûts par le nombre de factures émises chaque mois ou chaque année, vous réaliserez facilement les économies réalisées. Ces économies pourront être réallouées à d'autres postes budgétaires, tels que le développement ou l'innovation.

La déclaration de vos obligations en matière de TVA à l'administration fiscale sera simplifiée grâce à la dématérialisation des factures. En effet, cette transition permettra un pré-remplissage des déclarations, rendant le processus plus fluide.

La dématérialisation des factures vous offrira une meilleure visibilité sur la santé financière de votre entreprise à un instant T. D'un autre côté, le gouvernement disposera ainsi d'informations précieuses pour améliorer la gestion de sa politique économique et fiscale.

La facturation électronique obligatoire contribuera à réduire considérablement les erreurs de saisie, les erreurs de déclaration, les oublis ainsi que les litiges pouvant survenir lors du traitement classique des factures.

En résumé, la mise en place d'un système de facturation électronique obligatoire présente de nombreux avantages, tels que la simplification des opérations quotidiennes, la réduction des coûts, la fluidification des déclarations fiscales, une meilleure connaissance de la santé financière de votre entreprise et la réduction des erreurs et des litiges liés à la facturation.